あなたは仕事で上司、部下に言いたいことがうまく伝わらずストレスを感じた事はないですか？
引用元：http://www.silhouette-ac.com/detail.html?id=117784...
会社でも学校でも教えてもらえない伝え方のコツ。伝え方のコツがわかれば仕事がはかどります。普段の生活にも活かされます。
仕事上の伝え方のコツとは何か？仕事がばっちり上手くいく伝え方を具体例も出しながら場面が浮かぶように解説していきます。
それでは見ていきましょう。
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仕事上の伝え方のコツとは
・伝え方の基本
伝えたい事の要点を、簡潔に聞き取りやすい大きな声で伝える。
・仕事がばっちり上手くいく伝え方のコツ
相手が理解しやすい言葉、テーマを伝える
それぞれのポイントを解説します。
・伝えたい事を最初に言う
経過や理由から話すと相手も困惑してしまいます。まず、伝えたい事＝結果(結論)から伝えましょう。
そうしないと自分で伝えたい事を忘れてしまったり、先走りになり結局何も伝わってなかったなんて事にもなりえます。
・要点を簡潔にする
色々ある伝えたい部分をまとめて、わかりやすくする工夫をします。長い文章を短くするイメージです。
伝えたい部分をたくさん話しても相手は忘れてしまったり結局なにを伝えたいのかもわからなくなります。
・聞き取りやすい、大きな声で話す
相手に聞こえなければ伝わりません。ぼそぼそと小さな声で話すと聞き取りにくくなります。
声が小さいと自信がなさそうに思われてしまいます。大きな声は信頼感、安心感を与えます。
・相手が理解しやすい言葉とは？
状況、理由を明確にする言葉を選ぶ。
・テーマを伝える。
テーマは目標にも似ています。相手のモチベーションをあげるものです。
状況、理由だけを伝えて終わると「いいわけ」で終わってしまいます。そこにテーマ、目標と結びつけると相手のモチベーションを刺激する伝わり方に変わります。
そーゆーことだったのか！ってなるイメージです。
さらにもう少し詳しく解説していきます。
まず結論から伝えるわけですが、自分の言いたいことをまとめていないと何が言いたいのかわからない結果になってしまいます。結論を最初に伝えることで、内容をまとめる力が身につきます。
注意する点は、前置きが長くなってしまうと本題に入れない状況になってしまう事です。
自分の伝えたいことに疑問を投げ掛けるようにすると、必要ない部分が見つかり要点をまとめていくことができます。
イメージとしては予行練習です。どんな返答、反対意見があるかを想像します。この部分は伝える必要がないとか伝えるべき部分を絞っていくことができます。
伝える要点をまとめたら、一文を短く話していきます。
例えばある商品を営業で説明しようとした時に、「こちらの商品は○○製で、理由はコストが安くて大量生産できるからですが、質の高さは○○製と変わりません。」
これを、「こちらの商品は○○製です。コストが安く大量生産できます。質の高さは○○製と変わりません。」
このように一文を短くして話すと相手は理解もしやすくなりますので伝わりやすくなります。
また、話を整理していないと、余計な情報が多くなります。それでは大事なポイントがわからなくなり、相手は何が言いたいのかわからないと思ってしまいます。
大きな声は自信の現れです。小さな声は、やる気もないと思われます。
また、大きな声で話しているつもりでも相手には意外と届いてなかったりします。口を開いてしっかり話す癖を常に心がけるのが大切です。
伝え方で状況は真逆にも変わります。相手が理解してくれる言葉は配慮にも繋がります。自分の状況を的確に伝えることで、相手に理解をしてもらいます。一方的、自分本意に状況を伝えてしまうと「わがまま」「いいわけ」と思われてしまいます。
テーマを提示することで、仕事上では円滑なコミュニケーションも取りやすくなります。テーマは理由と関連つけます。相手のモチベーションをつぶさないテーマを伝えます。
具体的に上司には期待以上の結果(仕事)を目指していることを伝える。部下に対しては価値のある仕事を与えていることを伝える。上司の場合は、部下の成長を促すこともテーマに含めて考える。
それではもう一度、「仕事上の伝え方のコツ」についてまとめます。
- 伝え方の基本
伝えたい事の要点を、簡潔に聞き取りやすい大きな声で伝える。
- 仕事がばっちり上手くいく伝え方のコツ
相手が理解しやすい言葉、テーマを伝える
近年はメール(文面)でのやりとりが増えてきました。業務報告も伝え方の基本は大事ではあります。しかし、何でもメールとはいきませんよね？
大事なことは直接対話しないと業務に支障が出ます。例えば連絡、相談、報告はメールでも問題はなさそうですが、商談、交渉、会議、発表(説明)はどうでしょうか？
自分の伝えたいことを相手に伝える場面はたくさんあります。商談、交渉は会社の利益が左右される大事な場面です。
個人的な見解ですが、特定分野に対して知識やスキルがあっても伝わらなければ活かすことができません。相手にとっては回りくどい言い方をされてるとしか思えません。
また、仕事がばっちり上手くいく伝え方でも説明した通りに相手のモチベーションを上げる言葉を使えても、声が小さくぼそぼそと伝えてしまえば効果はありません。まずは伝え方の基本を常に意識していないとなりません！
誰しもが毎日会話をしていると思いますが、それは無意識で行っているはずですよね。
この無意識に行っている会話にも「伝え方の基本」を織り込み、意識するようにしていければ自然と伝わる会話ができるようになります。仕事上でも普段の生活でも活かせるはずです。
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伝え方で仕事がばっちり上手くいく具体例を挙げます
今まではメーカー品を販売していた小売店が自社製品を開発し、自社ブランドの確立に向けて販売スタイルを変えていく段階で、店舗毎の月次報告の例え。
・上司への報告の伝え方
上手くいかない例
部下「先月の売上報告です。前年比より＋５％になりました。問題視されていた利益率も改善できたので今月も頑張ります。」
上司「わかった。来月も引き続きよろしく。」
部下「え？それだけ？」←心の声
上手くいく例
部下「先月の売上報告です。前年比より＋５％になりました。原価率の低い自社開発製品の販促と積極的販売で利益率も改善されました。他社との差別化もできたので今月も頑張ります。」
上司「いいぞ！我々がやるべきこと、自社ブランドの確立を実行してくれた結果だ！引き続き自社製品の広告、販促、営業を続けてくれ！」
・部下に指示をする伝え方
今まではメーカー品を販売していた小売店が自社製品を開発し、自社ブランドの確立に向けて販売スタイルを変えていく段階を例え。
上手くいかない例
上司「先月の売上は良かったが、自社製品を売ってくれないと意味ないんだぞ？頑張って売ってくれ！」
部下「わかりました。頑張ります。」
部下「売上はよかったのに。」←心の声
上手くいく例
上司「先月の売上は上々だった。君の販売力を自社製品の販売にも活かしてほしい。利益率の良い自社製品を売れば待遇も良くできるぞ」
部下「ありがとうございます。今月からは自社製品を積極的に販売していきます！」
部下「頑張ったら給料上がるかも！？」←心の声
仕事以外の普段の生活での例
・合コン、友達を紹介してもらった時の初対面の飲み会等の例え。
上手くいかない例
自分「Aさん、音楽なに聴いてる？私はGLAYが好き。ビジュアル系が流行ってたからみんな聴いてた。いい曲多いよね？声もいいし。GLAY好き？何の曲好き？」
Aさん「GLAYはちょっと・・聴いてなかったかな・・。」
上手くいく例
自分「私音楽好きで、邦楽をメインで聴いてるよ。Aさんは好きな音楽のジャンルはある？」
Aさん「私は洋楽をよく聴くよ！夏フェスも見に行ったことあるよ！」
・友達、もしくはデートで料理屋が並ぶ通りを歩いていた時のパターン
上手くいかない例
自分「Bさん腹減ってるでしょ？俺、腹減っちゃったよ。昨日テレビで見たラーメン屋が超うまそうだったんだけど、近くにチェーン店があるんだけど行かない？」
Bさん「お腹は減ってるけど、ラーメンはちょっと・・」
上手くいく例
自分「Bさんお腹は減ってる？苦手な食べ物はある？」
Bさん「今日は暑いから、さっぱりしたものが食べたいんだけどどうかな？お店を見ながら選ぼうか？」
まとめ
仕事上の伝え方のポイント
・伝え方の基本を意識する
・伝えたい事の要点をまとめる
・簡潔に一文を短くする。
・聞き取りやすい大きな声で伝える。
上手くいく伝え方のコツ
・相手が理解しやすい言葉を選ぶ
・相手のモチベーションを保つテーマを伝える
会話の仕方は学校で習ったりしてきませんでした。伝え方のコツを掴めば仕事は円滑に進められるようになります。
普段の生活も変わるかもしれません。大切な家族だったり、友達だったり、恋人だったり。
気持ちを上手に伝えられるようになって、仕事も普段の生活も楽しく過ごせるようになりましょう！
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